L’electronic mail, comunemente abbreviata in e-mail è il servizio attraverso il quale un utente è in grado di ricevere e inviare messaggi utilizzando un device qualsiasi - computer, smartphone, tablet - connesso a Internet, tramite un account di posta registrato in un provider di servizio.
Il servizio, insomma, è basato sullo scambio di dati tra i client e i server di posta attivati dal provider.
Per scambiare messaggi non occorre che entrambi gli utenti siano collegati o attivi nello stesso momento, il destinatario potrà consultare il messaggio quando più lo desidera.
Per l’estrema comodità con il quale è possibile inviare, ricevere e gestire messaggi in qualsiasi luogo, soprattutto grazie alla diffusione odierna della telefonia mobile, la PEO, ovvero posta elettronica ordinaria, è oggi il mezzo di comunicazione più diffuso e utilizzato; anche il CAD, Codice dell’Amministrazione Digitale (art. 1, comma 1, lettere p) q) e u) e art. 21, comma 1) lo scambio di email tra persone giuridiche e fisiche è equiparato allo scambio di documenti informatici firmati elettronicamente.
La posta elettronica ordinaria, però, non garantisce la ricezione del messaggio da parte del destinatario; la certezza dell’avvenuto recapito dei messaggi è invece garantita da un altro strumento denominato PEC, ovvero Posta Elettronica Certificata, che si presta per questa caratteristica alla comunicazione di messaggi con valore legale mentre la PEO per la comunicazione ordinaria.
I servizi da noi utilizzati per la posta elettronica:
- Mx Plan
- Mail Pro
- Microsoft Exchange
Tutti i vantaggi della PEC
Semplicità: il servizio PEC si usa come la normale posta elettronica sia tramite programma client (Es. Outlook Express) che via web tramite webmail.
Sicurezza: il servizio utilizza i protocolli sicuri POP3s, IMAPs, SMTPs ed HTTPs. Tutte le comunicazioni sono protette perché crittografate e firmate digitalmente. Per questo avrete sempre la certezza che i messaggi inviati o ricevuti non possano essere contraffatti.
Valore legale: a differenza della tradizionale posta elettronica, alla PEC è riconosciuto pieno valore legale e le ricevute possono essere usate come prove dell'invio, della ricezione ed anche del contenuto del messaggio inviato. Le principali informazioni riguardanti la trasmissione e la consegna vengono conservate per 30 mesi dal gestore e sono anch’esse opponibili a terzi.
No Virus e Spam: l'identificazione certa del mittente di ogni messaggio ricevuto ed il fatto che non si possano ricevere messaggi non certificati, rendono il servizio PEC pressoché immune dalla fastidiosa posta spazzatura.
Risparmio: Confrontando i costi di una casella PEC con quello di strumenti quali fax e raccomandate è evidente il risparmio che si può ottenere non solo in termini economici, ma anche di tempo.
Costo fisso: il prezzo annuale di una casella PEC non prevede costi aggiuntivi in base all'utilizzo.
La sicurezza della PEC
Il sistema di Posta Elettronica Certificata presenta tutte le garanzie di sicurezza compatibili con la tipologia di servizio erogato, sia a livello fisico che a livello informatico.
Presenza 3 livelli di firewalling con definizione di attente policy di accesso (vengono stabilite le sole porte strettamente necessarie al funzionamento del sistema PEC).
Sistema di AntiVirus aggiornato con cadenza plurigiornaliera (almeno 4 volte al giorno), in modo da rendere il sistema protetto contro attacchi da parte di software malevolo.
Prodotti software costantemente aggiornati e "patchati" (al rilascio di un nuovo prodotto o di una patch, dopo una fase di test su un ambiente di staging, viene aggiornato il prodotto in ambiente di produzione).
Separazione fisica del livello di front end dal livello di back-end e storage in modo da proteggere ulteriormente in dati da accessi indesiderati.
Ulteriore protezione delle macchine che contengono i dati degli utenti attraverso firewall locali
Sistema ridondato in ogni sua parte in modo da evitare "single point offailure".
Meccanismo di auto esclusione degli apparati non funzionanti con conseguente dirottamento del traffico sugli altri nodi "gemelli".
Utilizzo di storage di rete esterni al sistema per aumentare la protezione delle informazioni degli utenti.
Sistema di backup su doppio supporto per ridurre il rischio di perdita dei dati.
Utilizzo di protocolli sicuri per il colloquio tra l'utente ed il proprio gestore (SMTP/S,POP3/S,IMAP/S) e tra un gestore e l'altro (STARTTSL)
Firma dei messaggi con i dispositivi HSM certificati FIPS-2 Level 3.
Perché utilizzare la Posta Elettronica Certificata
-Garantisce semplicità ed economicità di trasmissione.
-Permette di risparmiare molto rispetto ai tradizionali strumenti per l'invio di corrispondenza (fax e raccomandata).
-È a disposizione per ciascuna casella 1 GB di spazio.
-Dispone di AntiVirus sempre aggiornato per i messaggi in entrata ed in uscita.
-Elimina definitivamente il problema dello SPAM anonimo.
-Può essere utilizzata senza difficoltà in ufficio, a casa, ma anche in altre differenti postazioni.
L'utilizzo di protocolli standard rende la soluzione facilmente integrabile in altri prodotti.